Sekretarz Gminy
MAGDALENA FORC-CHEREK
tel. 58 588 22 01
e-mail:
Do zakresu działania i kompetencji Sekretarza Gminy należy w szczególności:
dbanie o sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizację jego pracy;
sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem spraw pracowniczych (płace, gospodarka etatami, szkolenia pracownicze);
w przypadku nieobecności lub też braku etatowego Zastępcy Burmistrza, sprawowanie jego obowiązków wynikających z § 17;
opracowanie projektu struktury organizacyjnej oraz projektów zakresu zadań i kompetencji poszczególnych wydziałów, komórek w wydziałach oraz dla samodzielnych pracowników i przedstawienie ich do akceptacji Burmistrzowi;
opracowanie regulaminu organizacyjnego Urzędu;
prowadzenie nadzoru nad dyscypliną oraz organizacją pracy w Urzędzie Miejskim;
zapewnienie sprawnej oraz zgodnej z normami Kodeksu Postępowania Administracyjnego i Ordynacji Podatkowej obsługi klientów;
inicjowanie usprawnienia pracy Urzędu;
upowszechnianie nowoczesnych metod organizacji pracy w Urzędzie;
rozpatrywanie sporów kompetencyjnych pomiędzy pracownikami oraz wydziałami;
koordynowanie spraw związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem skarg i wniosków (odpowiada osobiście i bezpośrednio przed Burmistrzem za przyjmowanie oraz procedowanie skarg i wniosków oraz przygotowuje odpowiedź w imieniu Burmistrza którą przedkłada jemu do podpisu);
odpowiedzialność za funkcjonowanie i prowadzenie kontroli zarządczej w Urzędzie i podległych jednostkach (odpowiada osobiście i sprawuje w imieniu Burmistrza czynności wynikające z kontroli zarządczej);
koordynowanie działań poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie;
zatwierdzenie wyjazdów służbowych pracowników Urzędu;
nadzorowanie przestrzegania przez pracowników ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o dostępie do informacji publicznej;
koordynowanie prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów i referendów oraz konsultacji społecznych;
koordynowanie działań w zakresie przeprowadzania spisów powszechnych;
wykonywanie kompetencji określonych przepisami ustawy z dnia z dnia 24 lipca 2015 r. Prawo o zgromadzeniach (Dz.U. z 2022 r., poz. 1389);
prowadzenie czynności koordynacyjnych nad wykonywaniem przez Burmistrza Skarszew nadzoru właścicielskiego nad spółkami komunalnymi;
występowanie w charakterze pełnomocnika Zgromadzenia Wspólników (Burmistrza) wobec zarządów jednoosobowych spółek gminnych z ograniczoną odpowiedzialnością;
realizacja zadań związanych z promocją Gminy, ściąganiem inwestorów i rozwojem przedsiębiorczości
odpowiedzialność za przygotowanie projektów uchwał Rady Gminy i zarządzeń Burmistrza;
koordynowanie i nadzorowanie prac remontowych w Urzędzie i zakup środków trwałych;
prowadzenie współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy w Starogardzie Gdańskim w zakresie zwalczania bezrobocia;
odpowiedzialność za merytoryczne oraz terminowe udzielenie odpowiedzi w zakresie dostępu do informacji publicznej oraz za ich procedowanie i prowadzenie rejestru Urzędu;
koordynowanie ewidencji zapytań oraz interpelacji radnych;
nadzoruje opracowanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz ich przedstawienie Burmistrzowi do akceptacji;
nadzorowanie prowadzenia rejestru skarg i wniosków do Burmistrza, przygotowania oraz przedłożenie Burmistrzowi odpowiedzi do podpisu w stosownym terminie;
koordynowanie prowadzenia rejestru petycji wobec osób podległych Burmistrzowi i nadzór nad przygotowaniem odpowiedzi do podpisu w stosownym terminie;
prowadzenie ewidencji kontroli Urzędu (przechowywanie protokołów z kontroli z wyłączeniem protokołów kontroli z RIO);
przygotowanie harmonogramu usunięcia uwag wynikających ze sprawozdań z kontroli oraz jego wykonanie i złożenie Burmistrzowi sprawozdania z podjętych czynności naprawczych;
wykonywanie zadań nakazanych do realizacji przez Burmistrza wynikających z bieżącego funkcjonowania Urzędu oraz Jednostek i Spółek Gminnych.
Sekretarz pełni funkcję kierownika administracyjnego Urzędu Miejskiego i w tym zakresie:
informuje Burmistrza o konieczności dokonania zmian personalnych z przedstawieniem uzasadnienia ekonomicznego, jakościowego lub też z innego powodu, który ma wpływ na polepszenie funkcjonalności Urzędu;
nadzoruje czas pracy pracowników samorządowych;
nadzoruje przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
przedstawia Burmistrzowi propozycje odnośnie zakresów czynności oraz ich zmiany, w celu usprawnienia organizacji pracy.
Sekretarz Gminy wykonuje czynności Kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza, Zastępcy Burmistrza lub w sytuacji, gdy nie mogą oni z innych przyczyn pełnić obowiązków Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.