Wydział Organizacyjny
Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego
1) realizacja zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów do parlamentów, wyboru prezydenta i organów samorządowych wszystkich szczebli oraz referendów;
2) współpraca w zakresie przeprowadzania spisów powszechnych;
3) prowadzenie rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw;
4) przygotowywanie rocznych planów kontroli;
5) przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w komórkach organizacyjnych Urzędu;
6) przeprowadzanie kontroli w jednostkach organizacyjnych i w jednostkach pomocniczych Gminy;
7) przeprowadzanie kontroli w podmiotach korzystających ze środków publicznych;
8) opracowywanie zaleceń i wniosków pokontrolnych i przygotowywanie wystąpień pokontrolnych oraz przedstawianie ich do zatwierdzenia Burmistrzowi Skarszew;
9) sporządzanie i przedstawianie Burmistrzowi Skarszew rocznych sprawozdań z zakresu przeprowadzonych kontroli;
10) sprawdzanie realizacji zaleceń pokontrolnych;
11) sygnalizowanie dostrzeżonych lub stwierdzonych nieprawidłowości w funkcjonowaniu Urzędu Miejskiego w Skarszewach lub jednostek organizacyjnych Gminy;
12) spisywanie zeznań świadków;
13) rejestracja osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej;
14) wzywanie osób podlegających kwalifikacji wojskowej do stawienia się przed powiatową komisją lekarską;
15) wykonywanie zadań z zakresu porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli, w tym przyjmowanie wniosków, zawiadomień i informacji oraz sporządzanie odpowiednich decyzji, w szczególności dotyczących zbiórek publicznych, zgromadzeń publicznych oraz porządku publicznego;
16) zakup i nadzór nad pieczątkami i pieczęciami urzędowymi;
17) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami;
18) współpraca z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych;
19) współpraca z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych;
20) sporządzanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i odznak;
21) zabezpieczanie środków finansowych w budżecie Gminy na zakup sprzętu biurowego i wyposażenia w budynku Urzędu, angażowanie oraz wydatkowanie środków, kontrola stanu urządzeń;
22) prowadzenie wykazu ochotniczych straży pożarnych (OSP) na terenie gminy;
23) opiniowanie w sprawach związanych z zatrudnianiem mechaników – kierowców - konserwatorów bojowych wozów strażackich w jednostkach OSP;
24) w zakresie spraw związanych z tworzeniem aktów wewnętrznych opracowywanie i aktualizowanie:
a) Regulaminu Pracy;
b) Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze;
c) Regulaminu wynagradzania pracowników;
d) Regulaminu przeprowadzania służby przygotowawczej;
e) Regulaminu przeprowadzania ocen okresowych dla pracowników Urzędu Miejskiego w Skarszewach;
25) w zakresie spraw osobowych:
a) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych poza sprawami dyrektorów szkół i przedszkoli;
b) opracowanie i wdrażanie systemu ocen pracowniczych oraz nadzorowanie spraw związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników Urzędu;
c) organizacja i nadzór nad praktykami i stażami odbywanymi w Urzędzie, w tym współpraca z Urzędem Pracy;
d) opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz i informacji o zatrudnieniu i wynagradzaniu pracowników Urzędu;
e) zgłaszanie pracowników Urzędu na kursy, szkolenia, seminaria, konferencje itp.;
f) współpraca z instytucjami, jednostkami szkolącymi w zakresie organizacji kursów, szkoleń, seminariów, konferencji itp.;
g) prowadzenie spraw związanych z rekrutacją pracowników samorządowych oraz odbywaniem służby przygotowawczej;
h) obsługa organizacyjna i techniczna prowadzonej działalności socjalnej na rzecz pracowników Urzędu;
i) prowadzenie spraw z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Urzędu i pracowników Urzędu;
26) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
27) prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu;
28) organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
29) prowadzenie dokumentacji z zakresu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników;
30) kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych;
31) przygotowywanie dokumentów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy;
32) przygotowywanie świadectw pracy;
33) przygotowywanie planów urlopów wypoczynkowych i prowadzenie ich ewidencji;
34) zabezpieczanie środków finansowych w budżecie gminy na podnoszenie wiedz i kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu, w tym sporządzanie umów dotyczących podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
35) przygotowywanie zaświadczeń dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia pracowników Urzędu;
36) przygotowywanie zaświadczeń lub sporządzanie kopii dokumentów znajdujących się w archiwum zakładowym dla byłych pracowników Urzędu w zakresie zatrudnienia;
37) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;
38) sporządzanie umów w sprawie używania do celów służbowych samochodów nie będących własnością pracodawcy;
39) prowadzenie ewidencji pracowników podlegających okresowej ocenie;
40) wydawanie legitymacji służbowych pracownikom Urzędu i prowadzenie ich rejestru;
41) zabezpieczanie środków finansowych w budżecie gminy na bieżące utrzymanie budynku Urzędu, angażowanie oraz wydatkowanie środków, opisywanie faktur za wydatkowane środki oraz sporządzanie sprawozdań z wydatkowania na te cele środków;
42) przygotowywanie wniosków do PUP o zorganizowanie stażu dla osób bezrobotnych oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
43) nadzór nad zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych w Urzędzie, w tym:
a) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sieci informatycznej LAN i WAN;
b) sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną urządzeń infrastruktury teleinformatycznej;
c) koordynacja oraz odpowiedzialność za rozwiązywanie bieżących problemów informatycznych;
44) pełnienie funkcji ASI (Administratora Systemów Informatycznych – ASI), administratora systemów dziedzinowych, w tym:
a) RADIX – Pełen pakiet oprogramowania;
b) SIDAS – Madcom (EZD);
45) nadzór i uczestnictwo w pracach związanych z modernizacją infrastruktury teleinformatycznej Urzędu, w tym:
a) rozwój systemu informatycznego (sieci informatycznej, oprogramowania i sprzętu);
b) monitorowanie rynku IT pod kątem możliwości zastosowanie nowych rozwiązań z tej dziedziny w Urzędzie;
c) nadzór nad projektami informatycznymi dotyczącymi infrastruktury teleinformatycznej;
d) nadzór nad umowami z firmami zewnętrznymi w zakresie działań informatycznych prowadzonych przez Urząd Miejski;
e) inicjowanie i nadzorowanie wprowadzania nowych technologii związanych z rozwojem infrastruktury informatycznej;
f) pomoc w przygotowaniu dokumentacji przetargowej i uczestnictwo w postępowaniach przetargowych związanych z zagadnieniami informatycznymi;
46) nadzór nad funkcjonowaniem elektronicznego obiegu dokumentów;
47) współpraca w zakresie aktualizacji strony internetowej Urzędu oraz Biuletynu Informacji Publicznej;
48) dokonywanie napraw bieżących oraz usuwanie usterek sprzętu komputerowego;
49) obsługa i utrzymanie ciągłości pracy;
50) prowadzenie ewidencji sprzętu oraz programów komputerowych stosowanych i dopuszczonych do pracy, rejestru wykonanych czynności eksploatacyjnych jak również serwisowych na stanowiskach komputerowych w poszczególnych komórkach organizacyjnych;
51) sprawowanie nadzoru nad legalnością stosowanego oprogramowania i właściwością zabezpieczenia danych gromadzonych w Urzędzie przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych (archiwizacja danych, kontrola antywirusowa itp.);
52) prowadzenie całości spraw związanych z zaopatrywaniem pracowników w materiały biurowe;
53) zapewnienie obsługi kancelaryjnej Urzędu, sekretarskiej Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza;
54) prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
55) opracowanie analiz i sprawozdań dotyczących skarg, wniosków oraz indywidualnych spraw mieszkańców;
56) prowadzenie księgi kontroli Urzędu przeprowadzanych przez instytucje kontrolne;
57) prenumerowanie dzienników, czasopism oraz zakup wydawnictw specjalistycznych;
58) przyjmowanie, rejestracja, podział i wysyłka korespondencji;
59) prowadzenie rejestru wydanych delegacji służbowych;
60) kierowanie pracą sekretariatu Urzędu, centralą telefoniczną Urzędu zwłaszcza w zakresie serwisowania;
61) sprawowanie nadzoru nad przemieszczeniem sprzętu powierzonego pracownikom;
62) wykonywanie czynności informacyjnych i udzielanie wskazówek oraz wstępna pomoc administracyjna przy sporządzaniu dokumentów dla klientów Urzędu;
63) obsługa elektronicznego obiegu dokumentów;
64) obsługa kancelaryjno - biurowa Rady i jej organów przy współpracy z radcą prawnym;
65) zapewnienie terminowego przygotowania przez odpowiednich pracowników materiałów na sesje i posiedzenia komisji;
66) udział w opracowywaniu projektów działania Rady na okres kadencji, rocznych;
67) prowadzenie rejestru skarg i wniosków obywateli zgłoszonych w czasie dyżurów przewodniczącego Rady oraz radnych, a także tych, które wpływają na adres Rady lub jej organów, podejmowanie działań dla ich rozpatrzenia przez kompetentne organy;
68) współdziałanie w zakresie ustalonym przez Przewodniczącego Rady w planowaniu i organizowaniu konsultacji społecznych oraz podawaniu ich wyników do wiadomości publicznej;
69) prowadzenie spraw związanych z wygaśnięciem mandatów Radnych, zmianami w składzie osobowym Rady lub jej organów;
70) prowadzenie rejestru uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza, a także prowadzenie zbiorów uchwał i zarządzeń;
71) przedkładanie uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej – odpowiednio do właściwości organów nadzoru;
72) przedkładanie uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza do publikacji w BIP i na stronie internetowej Gminy;
73) udział w komisjach oraz innych spotkaniach wynikających bezpośrednio z działalności Rady Miejskiej;
74) stała współpraca z przewodniczącym Rady Miejskiej oraz osobami wyznaczonymi do spraw obsługi Rady Miejskiej;
75) opiniowanie projektów umów długoterminowych, umów niestandardowych, umów z udziałem podmiotów zagranicznych oraz umów dotyczących zobowiązań znacznej wysokości;
76) prowadzenie spraw z zakresu udzielania informacji publicznej;
77) prowadzenie spraw z zakresu skarg i wniosków;
78) funkcja Komendanta Gminnej Ochrony Przeciwpożarowej wraz zadaniami z tego wynikającymi, a w szczególności:
a) organizowanie i prowadzenie ćwiczeń i szkoleń podległych jednostek OSP;
b) organizowanie i prowadzenie działań ratowniczych jednostek OSP;
c) dokonywanie kontroli gotowości operacyjno-technicznej w OSP;
d) nadzór nad: wykorzystaniem i utrzymaniem w należytym stanie technicznym obiektów użytkowanych przez jednostki OSP; utrzymaniem w stałej i pełnej sprawności technicznej sprzętu pożarniczego w OSP; właściwym, zgodnym z obowiązującymi przepisami użytkowaniem i eksploatacją pojazdów samochodowych, motopomp i innego sprzętu pożarniczego; bieżącym prowadzeniem przez kierowców – mechaników dokumentacji technicznej użytkowanego sprzętu silnikowego i samochodów pożarniczych; wykonywaniem obowiązków kierowców – mechaników;
e) opiniowanie zasadności zakupu sprzętu stanowiącego wyposażenie podległych jednostek;
f) stała bieżąca współpraca z Komendą Powiatową Państwowej Straży Pożarnej, Zarządem Powiatowym i Gminnym ZOSP RP oraz innymi instytucjami zajmującymi się sprawami ochrony p.poż. na terenie gminy;
g) realizacja ustalonych przez wojewodę zadań krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze Gminy;
h) współpraca z komendantem powiatowym PSP w zakresie realizacji zadań KSRG;
i) inicjowanie prac i działań organów Gminy w zakresie zaopatrzenia obszaru gminy w wodę do celów gaśniczych;
j) realizacja zadań w zakresie zapewnienia ochrony p.poż. i ochrony przed innymi miejscowymi zagrożeniami gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej;
k) przeprowadzanie w imieniu Gminy przeglądów ochrony p.poż.,
l) udział w projektowaniu budżetu gminy, w części dotyczącej ochrony przeciwpożarowej dot. funkcjonowania jednostek OSP oraz sprawozdania z realizacji prowadzonych zadań;
m) udział w inspekcjach gotowości operacyjno-bojowej jednostek OSP, prowadzonych przez organy inspekcyjne PSP;
n) bieżąca współpraca ze starostwem oraz komendantem powiatowym PSP w zakresie ochrony przeciwpowodziowej oraz zapobiegania innym nadzwyczajnym zagrożeniom życia i zdrowia ludzi lub środowiska na obszarze gminy;
o) współudział w opracowaniu planów ratowniczych powiatu w części dotyczącej obszaru gminy;
p) udzielanie pomocy jednostkom OSP funkcjonującym na obszarze gminy;
q) prowadzenie na obszarze gminy działalności z zakresu popularyzacji zasad ochrony przeciwpożarowej;
r) prowadzenie wewnętrznego rejestru umów finansowanych ze środków budżetowych Gminy;
s) prowadzenie wewnętrznego rejestru upoważnień i pełnomocnictw z zakresu prowadzonych zadań;
t) realizacja zadań obronnych wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania Gminy;
79) obowiązki kierowców OSP;
80) utrzymywanie w stałej sprawności technicznej powierzonego samochodu, sprzętu silnikowego, pożarniczego będącego w gestii OSP;
81) opracowywanie i realizacja wniosków w zakresie wykonywania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony kraju;
82) planowanie i koordynowanie działalności w zakresie obrony cywilnej;
83) opracowywanie i aktualizowanie planu obrony cywilnej gminy;
84) nadzór nad utrzymaniem w pełnej sprawności systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania ludności;
85) prowadzenie doraźnych kontroli okresowych treningów zgrywających;
86) prowadzenie szkoleń w urzędzie w zakresie obrony cywilnej;
87) szkolenie ludności w zakresie powszechnej samoobrony;
88) opracowywanie wytycznych Szefa Obrony Cywilnej (OC) do działalności w przedmiotowym zakresie na szczeblu gminy;
89) dokonywanie oceny stanu przygotowania OC i przedstawiania w tym zakresie wniosków szefowi OC;
90) planowanie i realizacja przedsięwzięć związanych z funkcjonowaniem urządzeń specjalnych;
91) zapewnienie ochrony publicznym ujęciom i urządzeniom wodnym przed środkami rażenia;
92) realizacja działań w zakresie zaciemniania i wygaszania oświetlenia w mieście, sołectwach, zakładach pracy;
93) planowanie przedsięwzięć związanych z ochroną zakładów pracy oraz obiektów użyteczności publicznej przed działaniami środków rażenia;
94) zaopatrywanie formacji OC w sprzęt techniczno - wojskowy, umundurowanie oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
95) prowadzenie spraw związanych z obronnością poprzez:
a) realizację regulaminu organizacyjnego na czas stanu nadzwyczajnego;
b) realizację regulaminu stałego dyżuru;
c) szkolenie obronne;
d) opracowanie zestawu zadań obronnych;
e) realizację planu zamierzeń obronnych;
f) tworzenie zapasowych miejsc pracy;
96) świadczenie pomocy prawnej na rzecz Urzędu Miejskiego w Skarszewach.
Dodatkowo pomoc prawną na potrzeby urzędu świadczyć może podmiot zewnętrzny wybrany zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1843);
1) pomoc prawna w takim przypadku obejmuje:
a) opiniowanie projektów zarządzeń Burmistrza;
b) opiniowanie projektów regulaminów pracy, regulaminów organizacyjnych i procedur obowiązujących w Urzędzie;
c) opiniowanie projektów umów cywilnoprawnych zawieranych przez burmistrza;
d) przygotowanie, prowadzenie i reprezentowanie spraw gminy przed sądami i organami administracji publicznej;
e) doradztwo prawne, konsultacje i udzielanie opinii prawnych w sprawach związanych z działalnością burmistrza, Urzędu - w zależności od potrzeb;
f) udzielanie wyjaśnień i informacji pracownikom Urzędu, w kwestiach prawnych związanych z wykonywanymi obowiązkami na poszczególnych stanowiskach - w zależności od potrzeb.